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小編向你講解如何做好西安會(huì )計資料整理歸檔?

所屬分類(lèi):公司新聞    發(fā)布時(shí)間: 2021-06-22    作者:admin
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《會(huì )計法》規定,對會(huì )計檔案管理不善,造成毀損、滅失的,應承擔法律責任。

一、會(huì )計檔案內容

會(huì )計檔案,是指會(huì )計憑證,會(huì )計賬簿和財務(wù)報告等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。

具體包括:

(一)會(huì )計憑證類(lèi):原始憑證,記賬憑證、匯總憑證,其他會(huì )計憑證。

(二)會(huì )計賬簿類(lèi):總賬,明細賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會(huì )計賬薄。

(三)財務(wù)報告類(lèi):月度、季度、年度財務(wù)報告,包括會(huì )計報表、附表、附注及文字說(shuō)明,其他財務(wù)報告。

(四)其他類(lèi):銀行存款余額調節表,銀行對賬單,其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料,會(huì )計檔案移交清冊,會(huì )計檔案保管清冊,會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊。

各公司應建立會(huì )計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度,保證會(huì )計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

二、會(huì )計檔案機構

1.綜合檔案室

綜合檔案室,是國家機關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負責收集和保管本單位各種門(mén)類(lèi)檔案的內部性檔案管理機構。綜合檔案室統管本單位黨政工團、科技、會(huì )計、經(jīng)營(yíng)等方面的全部檔案。

2.會(huì )計檔案室

會(huì )計檔案室,是形成會(huì )計檔案較多的單位建立在財會(huì )部門(mén)的專(zhuān)門(mén)性會(huì )計檔案機構。有些大型或特大規模的企業(yè),為加強對會(huì )計檔案的集中統一管理,將所屬機構的會(huì )計檔案有效集中起來(lái)保管,以保證會(huì )計檔案的齊全、系統、有序、得當,需要建立專(zhuān)門(mén)的會(huì )計檔案室。

三、會(huì )計檔案的整理

1.會(huì )計憑證

(1)去掉憑證中的金屬物

(2)憑證以左上對齊為準

(3)填寫(xiě)會(huì )計憑證封面

會(huì )計憑證封面應寫(xiě)明單位名稱(chēng),年度、月份,本月共幾冊、本冊是第幾冊,記賬憑證的起訖編號、張數,并由會(huì )計主管、裝訂人分別簽名或蓋章。

對于數量過(guò)多的原始憑證,如收、發(fā)料單等,可以按上述要求單獨裝訂成冊,加上封面封底,并在封面注明記賬憑證日期、編號,存放在其他類(lèi)會(huì )計檔案中,同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱(chēng)和編號。

(4)裝訂

(5)填寫(xiě)會(huì )計憑證盒正面及側面

正面應寫(xiě)明單位名稱(chēng),起止時(shí)間,本月共幾冊、本盒是第幾冊,記賬憑證的起訖編號、張數、保管期限,由會(huì )計主管、立卷人分別簽名或蓋章,嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

側面應寫(xiě)明哪年,幾月共幾冊,本盒是第幾冊,記賬憑證從第幾號到第幾號,保管期限,嚴格的大型企業(yè)還要編制全宗號、目錄號、卷號。

2.會(huì )計賬簿

整理歸檔時(shí)應當注意以下幾點(diǎn):

(1)跨年度連續使用的固定資產(chǎn)等賬簿,應在使用完的那一個(gè)年度歸檔。

(2)訂本賬中的空白頁(yè)不能拆去,應保持賬簿本身的完整性;

(3)活頁(yè)賬中的空白頁(yè)要拆去,然后在剩余賬頁(yè)的左或右上角編上頁(yè)碼,撤賬夾,加上賬簿封面封底,用脫脂線(xiàn)繩裝訂成冊;并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫(xiě)完整。

(4)會(huì )計賬簿案卷封面應寫(xiě)明單位名稱(chēng),賬簿名稱(chēng),所屬年度,卷內張數,保管期限,并由會(huì )計機構負責人、立卷人簽名或蓋章。

3.財務(wù)報告

會(huì )計報表是按年度立卷。立卷時(shí)要區分不同的保管期限,年度報表要與季度、月份報表分開(kāi),編寫(xiě)頁(yè)號,分別組卷。按照歸檔的要求,裝訂時(shí),加裝卷內目錄、備考表和卷皮。

4.其他類(lèi)會(huì )計檔案的整理立卷。

會(huì )計移交清冊、檔案保管清冊、銷(xiāo)毀清冊,每一個(gè)清冊就是一個(gè)保管單位,編一個(gè)卷號,不需整理。

采用計算機進(jìn)行會(huì )計核算的單位,應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案,整理方法不變。

四、會(huì )計檔案的歸檔

1.整理、保管部門(mén)及人員

各單位每年形成的會(huì )計檔案,應當由會(huì )計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會(huì )計檔案保管清冊。當年形成的會(huì )計檔案,在會(huì )計年度終了后,可暫由會(huì )計機構保管一年,期滿(mǎn)之后,應當由會(huì )計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的,應當在會(huì )計機構內部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì )計檔案。

移交本單位檔案機構保管的會(huì )計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會(huì )同會(huì )計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責任。

2.保管期限

會(huì )計檔案的保管期限分為..、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。會(huì )計檔案的保管期限,從會(huì )計年度終了后的..天算起。

(1)..:會(huì )計檔案保管清冊、會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊以及年度財務(wù)報告;

(2)25年的:現金和銀行存款日記賬;

(3)5年的:固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年、銀行存款余額調節表、銀行對賬單;

(4)3年的:月度、季度財務(wù)報告;

(5)l5年的:其他。含所有會(huì )計憑證,總賬,明細賬,日記賬和輔助賬簿(不包括現金和銀行存款日記賬),會(huì )計移交清冊。