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檔案整理標準和要求

所屬分類(lèi):知識百科    發(fā)布時(shí)間: 2021-05-26    作者:admin
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檔案整理的方法及分類(lèi)、檔號編制及質(zhì)量要求(文書(shū)、業(yè)務(wù)、會(huì )計、聲像、實(shí)物、電子、科技)


一、檔案整理幾個(gè)概念


(一)檔案整理定義:在你的印象中整理檔案是不是就是意味著(zhù)好找、整齊。其實(shí)檔案整理應以維護歷史原貌為宗旨。檔案整理理論是現代檔案學(xué)理論體系的一個(gè)重要組成部分。在檔案實(shí)踐中,零散形成的文件只有經(jīng)過(guò)檔案整理的過(guò)程,建立起它們之間的歷史聯(lián)系,才能成為真正的檔案。檔案整理既是一個(gè)過(guò)程,又是一個(gè)體系。





一個(gè)成熟的理論體系應當擁有四個(gè)層次,即:實(shí)踐理論、應用理論、基礎理論和理論內核.。從檔案整理的實(shí)踐的角度說(shuō),檔案的整理工作,就是將處于零亂狀態(tài)的和需要進(jìn)一步條理化的檔案,進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列和編目,組成有序的體系。從基礎理論的角度看,檔案整理是利用文件實(shí)體及其歷史聯(lián)系的記錄來(lái)記錄歷史的過(guò)程。這里,有必要說(shuō)明歷史聯(lián)系的定義。經(jīng)典檔案學(xué)認為,歷史聯(lián)系來(lái)源于檔案與文件之間的一維關(guān)系;而現代檔案學(xué)認為,它來(lái)源于社會(huì )實(shí)踐。由于檔案的歷史聯(lián)系來(lái)源于構成檔案的文件之間的歷史關(guān)系,而文件是來(lái)源于社會(huì )實(shí)踐的,文件之間的歷史關(guān)系也就來(lái)源于社會(huì )實(shí)踐,所以檔案之間的歷史聯(lián)系也來(lái)源于社會(huì )實(shí)踐。社會(huì )實(shí)踐不是線(xiàn)性的結構,它是多維的。所以檔案整理不應該是像經(jīng)典檔案學(xué)一樣只注重實(shí)體整理,而是應該體現其多維性:即進(jìn)行虛擬整理。


檔案整理是構成檔案理論內核的元素,是.富實(shí)踐性的。因此,檔案整理是檔案理論內核的實(shí)踐基礎。只有從基礎理論的角度認清檔案整理,才能更好地指導實(shí)踐工作。


按照上述所說(shuō)將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案,進(jìn)行基本的分類(lèi)、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等,組成有序體系的過(guò)程。





(二)檔案整理的基本要求:遵循文件材料的形成規律和特點(diǎn),保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區分文件材料的價(jià)值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。河南瑞鼎信息技術(shù)有限公司檔案整理服務(wù)依據國家標準、行業(yè)標準以及客戶(hù)要求,為客戶(hù)提供檔案整理服務(wù)。


(三)檔案整理的文件范圍:凡是本機關(guān)工作活動(dòng)中形成的,具有查考保存價(jià)值的文件材料,包括收發(fā)文電、內部文件、會(huì )議文件、電話(huà)記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤(pán)片、實(shí)物以及本機關(guān)編印的出版物等,在辦理完畢后均須整理保存


(四)檔案整理的方法:一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。


1、以“案卷”為單位整理。


1)以“案卷”為單位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和處理過(guò)程中的聯(lián)系將其組合為案卷。


2)所謂案卷,就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類(lèi)、組合、編目的過(guò)程。分類(lèi)即按照立檔單位的檔案分類(lèi)方案,對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類(lèi);組合即將經(jīng)過(guò)分類(lèi)的文件材料,按一定形式組合起來(lái);編目即將經(jīng)過(guò)組合以后的文件材料,進(jìn)行系統排列和編目。


3)以“案卷”為單位整理的檔案,其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種,硬卷皮型號有1.2,1.5,50px三個(gè)規格,以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。


4)以“案卷”為單位檔案整理的依據是1987年12月國家檔案發(fā)布的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設規范》和《文書(shū)檔案案卷格式》


5)以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍


(1)大部分單位短期保管(現10年)的文書(shū)檔案,鄉財政所、中心學(xué)校等二級機構文書(shū)檔案一般按“卷”整理


(2)各單位專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)檔案一般按“卷”或是“盒”整理。


(3)科技檔案按“卷”整理,整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規范》DA/T2-92執行?;üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。


(4)會(huì )計檔案按“盒(卷)”整理,整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì )計檔案管理辦法》(財會(huì )字〔1998〕32號)。


6)按“卷”整理的文件整理步驟是:文件分類(lèi)、鑒定保管期限、排列、編頁(yè)號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫(xiě)備考表、填寫(xiě)案卷封面、編寫(xiě)立卷說(shuō)明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。


2、以“件”為單位整理。


1)以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來(lái)進(jìn)行整理。


2)一般來(lái)講,一份文書(shū)材料、一張圖紙或照片、一盤(pán)錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書(shū)、一面錦旗、一個(gè)獎杯等均為一件。文書(shū)材料的正本與定稿作為一件,正文與文件處理單為一件(處理單包括:收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導批示的簽批條等),轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件,正文與附件作為一件,原件與復制件為一件,報表、名冊、圖冊、刊物等每?jì)詾橐患?,?lái)文與復文及其他相關(guān)文件可為一件。


3)以“件”為單位整理的檔案,其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書(shū)檔案.后要裝入檔案盒內。


4)以“件”為單位文書(shū)檔案整理的依據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規則》。